Política de Privacidad deEdifia

1. Tratamiento de datos personales (Habeas Data)

Edifia se adhiere a lo previsto en el artículo 15 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015) y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), autoridad de protección de datos personales en Colombia. Tratamos tu información con respeto a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

Responsable y Encargado. Respecto de los datos que la copropiedad registra y administra (censo de residentes, unidades, mascotas, vehículos, visitantes, reservas y correspondencia), tu copropiedad es la Responsable del tratamiento y Edifia actúa como Encargada, por cuenta de ella y según sus instrucciones. Respecto de los datos de tu cuenta en la App (credenciales de acceso, identificadores del dispositivo, registros técnicos y conversaciones con el asistente), Edifia actúa como Responsable.

Datos que tratamos:

• Identificación y contacto: nombre, documento de identidad (opcional), correo electrónico y número de celular o WhatsApp.

• Tu unidad y tu hogar: unidad, tipo de residente, personas que viven contigo, mascotas y vehículos, con las fotos que decidas subir.

• Uso de los servicios: visitantes y domicilios autorizados, reservas, correspondencia y paquetes, solicitudes y mensajes enviados a la portería, a la administración o al asistente, y datos de las llamadas con la portería (por ejemplo, fecha, hora y duración).

• Datos técnicos: identificadores de sesión y del dispositivo, token de notificaciones, versión de la App y registros de errores.

No solicitamos tu ubicación precisa ni los contactos de tu teléfono. La App solo usa la cámara, las fotos o el micrófono cuando tú lo eliges (para adjuntar una imagen o hacer una llamada).

Finalidades. Usamos tus datos para:

• Crear y administrar tu cuenta, verificar tu identidad y vincularte a tu unidad.

• Prestar los servicios de la App: control de acceso de visitantes y domicilios, reservas, correspondencia, comunicados, llamadas con la portería y solicitudes a la administración.

• Enviarte notificaciones y comunicaciones relacionadas con tu copropiedad y con el servicio.

• Atender tus consultas, peticiones, quejas y reclamos.

• Mantener la seguridad de la plataforma, prevenir fraudes y usos indebidos, y resolver fallas técnicas.

• Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades competentes.

• Elaborar estadísticas agregadas o anonimizadas para mejorar el servicio, sin identificarte.

Lo que nunca hacemos: no vendemos, alquilamos ni cedemos tus datos personales, y no los usamos para publicidad de terceros ni para perfilamiento comercial.

Datos sensibles y de menores. No estás obligado a suministrar datos sensibles (por ejemplo, datos de salud) ni datos de niñas, niños y adolescentes. Si decides suministrarlos, su tratamiento será facultativo, se limitará a la finalidad para la que los entregas y tendrá las medidas de seguridad reforzadas que exige la ley.

Con quién compartimos tus datos:

• Con la administración, el consejo y el personal de portería o vigilancia de tu copropiedad, solo en lo necesario para la operación (por ejemplo, autorizar un visitante o avisarte de un paquete).

• Con proveedores tecnológicos que actúan como Encargados por cuenta de Edifia —infraestructura en la nube, almacenamiento, envío de correos y mensajes, notificaciones, telefonía por internet y procesamiento del asistente conversacional—, bajo contratos que les exigen confidencialidad, seguridad y uso exclusivo para prestar el servicio.

• Con autoridades que lo soliciten en ejercicio de sus funciones legales, previa verificación de la solicitud.

Transmisión internacional. Algunos de estos proveedores alojan o procesan información en servidores ubicados fuera de Colombia (por ejemplo, en Estados Unidos). Al aceptar estos términos autorizas esa transmisión, que se realiza con proveedores que ofrecen niveles adecuados de protección y mediante los contratos que exigen el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 25 del Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015).

Seguridad. Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger tu información contra acceso no autorizado, pérdida, alteración o uso fraudulento, entre ellas: cifrado de la información en tránsito, control de acceso por unidad, autenticación de cada solicitud, registro de actividad y proveedores de nube con certificaciones internacionales de seguridad. Ningún sistema es infalible; si ocurre un incidente que afecte tus datos, lo informaremos a la SIC y a los titulares afectados conforme a la ley.

Conservación. Conservamos tus datos mientras tengas una cuenta activa o una relación vigente con tu copropiedad y, después, solo durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades aquí descritas y las obligaciones legales, contables o de seguridad aplicables. Cuando dejen de ser necesarios, los suprimimos o anonimizamos.

2. Tus derechos como titular

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, tienes derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales.

• Solicitar prueba de la autorización que otorgaste.

• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a tus datos.

• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante Edifia o ante tu copropiedad.

• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de tus datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.

• Acceder de forma gratuita a tus datos personales.

Puedes actualizar buena parte de tu información directamente en la App (por ejemplo, pidiéndoselo al asistente) y eliminar tu cuenta desde el menú, en la opción «Eliminar cuenta».

3. Consultas y reclamos

Para ejercer tus derechos escríbenos a info@edifiapp.com o por WhatsApp al +57 322 201 8053. Indica tu nombre, tu documento de identidad, tu copropiedad y tu unidad, la descripción de tu solicitud y un dato de contacto para responderte. Si actúas en nombre de otra persona, adjunta el documento que acredite tu representación.

Consultas: las atendemos en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recibo. Si no es posible, te informaremos el motivo y la nueva fecha, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales (artículo 14 de la Ley 1581 de 2012).

Reclamos (corrección, actualización, supresión o incumplimiento): los atendemos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo, prorrogable hasta por ocho (8) días hábiles más, informándote el motivo (artículo 15 de la Ley 1581 de 2012). Si el reclamo está incompleto, te pediremos completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes; si pasan dos (2) meses sin que lo completes, entenderemos que desististe.

Cuando la solicitud se refiera a datos de los que tu copropiedad es Responsable, la trasladaremos a su administración, te lo informaremos y la apoyaremos en la respuesta.

4. Eliminación de la cuenta

Puedes dejar de usar la App y eliminar tu cuenta cuando quieras desde el menú, en «Eliminar cuenta». Al hacerlo se borran tu cuenta de acceso y tu perfil de usuario. La información de tu unidad que administra tu copropiedad (por ejemplo, el censo de residentes) queda bajo su responsabilidad; puedes pedirle a ella, o a nosotros, su actualización o supresión.

Si dejas de ser residente de la copropiedad, la administración puede desvincular tu cuenta de la unidad.